ZUS Z-3 - wszystko o zaświadczeniu płatnika składek (2024)

Wielu pracodawców boryka się z zawiłością ZUS-owskich zaświadczeń i formularzy. Zaświadczenia ZUS Z-3 nie należą do wyjątkowych w swojej prostocie - kto je sporządza, kto składa, kiedy i gdzie się je składa, co jeśli pracownik nie wykazał dowodów poprzedniego zatrudnienia - to najczęstsze bolączki osób stojących przed koniecznością złożenia niezbędnej dokumentacji dla celów otrzymania zasiłku chorobowego wypłacanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

ZUS Z-3

Zaświadczenie ZUS Z-3 służy ustaleniu prawa do zasiłku chorobowego i obliczeniu jego wysokości. Zawiera informacje zarówno o płatniku składek, jak i o ubezpieczonym oraz wykaz uzyskiwanych przez niego zarobków. W poprawnie wypełnionym ZUS Z-3 powinny znaleźć się następujące dane:

• dane ewidencyjne płatnika składek zgodne z ZUS ZPA lub ZUS ZFA,
• dane ewidencyjne pracownika zgodne z ZUS ZUA,
• okres ubezpieczenia,
• okresy niezdolności do pracy, które mają wpływ na prawo do wypłaty zasiłku chorobowego, w tym także informacje na temat niezdolności do pracy wynikłej z wypadku przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy,
• informacja o ZUS eZLA, jeśli jest dołączone do ZUS Z-3,
• liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w zakładzie pracy,
• informacje na temat zawartych umów cywilnych,
• wszelkie inne informacje mogące wpływać na prawo do świadczeń.

Okres wyczekiwania – co do zasady okres, po którym ubezpieczony nabywa prawo do zasiłku chorobowego. W przypadku ubezpieczonego obowiązkowo wynosi on 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Ubezpieczony dobrowolnie nabywa prawo do zasiłku po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Wyjątki i dokładne wyjaśnienie można znaleźć w art. 4 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z dnia 25 czerwca 1999r.

Który ZUS Z-3 wybrać?

Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządza się za pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Za pozostałych ubezpieczonych sporządza się zaświadczenia ZUS Z-3a i ZUS Z-3b.

Zaświadczenie ZUS Z-3a sporządza się za:

• członków rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
• osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (zgodnie z Kodeksem cywilnym) lub jako osoba współpracująca,
• osoby wykonujące pracę nakładczą,
• osoby wykonujące odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności albo tymczasowego zawieszenia,
• posłów lub senatorów pobierających uposażenie,
• osoby pobierające stypendium sportowe,
• słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej pobierających stypendium,
• osoby odbywające służbę zastępczą,
• funkcjonariuszy celnych,
• osoby sprawujące opiekę nad dziećmi na podstawie umowy uaktywniającej w rozumieniu ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3 (ustawa z dnia 4 lutego 2011),
• osoby pobierające stypendium w okresie odbywania stażu, szkolenia lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy albo przygotowania dorosłych, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy lub inny podmiot kierujący, albo osoby pobierające stypendium w okresie odbywania studiów podyplomowych.

Zaświadczenie ZUS Z-3b sporządza się za:

• osoby wykonujące pozarolniczą działalność,
• osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność,
• duchownych.

Darmowy wzór formularza ZUS Z-3 do pobrania w formacie PDF

Kto sporządza zaświadczenia ZUS Z-3, gdzie i kiedy je składa?

Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządzane jest przez tych płatników składek, którzy nie są upoważnieni do wypłaty zasiłku (np. pracodawcy zatrudniający mniej niż 21 pracowników) oraz przez płatników, którzy za okres po ustaniu zatrudnienia przekazują wypłatę zasiłku do ZUS-u. W interesie płatnika leży poprawne wypełnienie druku, inaczej zostanie on ponownie wypełniony przez ZUS, w konsekwencji zawyżając podstawę wymiaru zasiłku z winy płatnika. Z perspektywy ubezpieczonego warto zapewnić płatnikowi dostęp do informacji odnośnie do zatrudnienia w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wystąpiła niezdolność do pracy, inaczej istnieje ryzyko opóźnienia procedur, niewłaściwego obliczenia podstawy wymiaru zasiłku i innych komplikacji, od których oczywiście można się odwoływać, ale straconego czasu już się nie odzyska.

Złożenie zaświadczeń w ZUS-ie należy do obowiązków płatnika, np. pracodawcy. Jeśli pracownik, którego to zaświadczenie dotyczy, pozostaje w stosunku pracy z pracodawcą (lub pozostawał z chwilą rozpoczęcia wypłaty zasiłku chorobowego), zaświadczenie składa się w Terenowej Jednostce Organizacyjnej ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Jeśli pracownik nie jest już zatrudniony, były pracodawca składa zaświadczenie w Terenowej Jednostce Organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na miejsce zamieszkania osoby niezdolnej do pracy.

Na pytanie „Kiedy należy złożyć ZUS Z-3?”, nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Przepisy nie określają terminu, w którym należy złożyć zaświadczenie na druku ZUS Z-3. Uznaje się jednak, że pracodawca powinien złożyć dokumenty bez zbędnej zwłoki. Szczególnie, że wypłata zasiłku przez ZUS następuje nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do zasiłków. Powyższa procedura wygląda nieco inaczej w sytuacji, w której na podstawie jednego zwolnienia pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe najpierw od pracodawcy, a następnie zasiłek z ZUS-u. Wówczas wypełniony odpowiednio druk ZUS Z-3 przekazuje się dopiero po wypłaceniu wynagrodzenia. Powyższa zasada obowiązuje także wtedy, gdy jedno zwolnienie uprawnia do zasiłku chorobowego płatnego najpierw przez pracodawcę, a następnie przez ZUS, czyli po ustaniu stosunku pracy.

Wypełnianie ZUS Z-3 krok po kroku

W pierwszej kolejności konieczne jest zaznaczenie, czy wniosek składamy pierwszorazowo, czy jest to wniosek związany z kontynuacją wypłaty poprzedniego świadczenia.

Standardową procedurą dla wszystkich dokumentów jest uzupełnienie danych ewidencyjnych. Płatnik składek wpisuje swój NIP, REGON oraz PESEL lub serię i numer dowodu osobistego (lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, np. paszportu; prawo jazdy nie cieszy się w Polsce dużym zaufaniem, dlatego decydując się na jego wykorzystanie celem potwierdzenia tożsamości, należy liczyć się z odmową).

Następnie uzupełnia dane personalne pracownika – imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz PESEL lub serię i numer dowodu osobistego.

Kolejna czesc dotyczy rachunku bankowego pracownika. Jeżeli pracodawca zna ten numer, to powinien go wpisać na druku.

W kolejnym kroku należy wybrać, o jaki rodzaj zasiłku stara się pracownik oraz za jaki okres.Jeżeli pracownik występuje o zasiłek chorobowy lub opiekuńczy (wystawione zostało zwolnienie lekarskie eZLA) wówczas można wpisać numer i serie zwolnienia lekarskiego.

Kolejnym krokiem jest wpisanie Informacji o pracowniku. W punkcie 1 należy podać datę rozpoczęcia obecnego zatrudnienia oraz wymiar czasu pracy. Jeśli umowa o pracę zawarta jest na czas określony, podaje się również ustaloną datę ustania stosunku pracy. W przypadku umowy na czas nieokreślony można wpisać tę uwagę. W punkcie 4 należy pamiętać, aby zaznaczyć odpowiednią kratkę, gdy niezdolność do pracy związana jest z chorobą zawodową lub wypadkiem w (w drodze do/z) pracy.

W punkcie 5 należy zaznaczyć właściwy kwadrat, jeśli w okresie niezdolności do pracy ubezpieczony korzysta z urlopu bezpłatnego, wychowawczego, odbywa karę pozbawienia wolności lub przebywa w areszcie tymczasowym. Punkt 6 wypełnia się, jeżeli pracownik występuje o zasiłek macierzyński, informuje się w nim o okresie i rodzaju urlopu związanego z rodzicielstwem, jakiego udzielono już pracownikowi. Gdy w trakcie urlopu rodzicielskiego pracownik wykonuje pracę u swojego pracodawcy, wówczas wypełnia się punkt 7.

Jeżeli pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, świadczenie chorobowe lub zasiłek macierzyński, wówczas wypełnienia sekcję Informacje o wypłaconych świadczeniach

W części Pozostałe informacje należy zaznaczyć czy na 30 listopada roku poprzedniego zgłaszało się poniżej czy powyżej 20 osób do ubezpieczenia chorobowego (obowiązkowo i dobrowolnie).

Kolejna część zaświadczenia to Informacje o składnikach wynagrodzenia. Szczegółowe wyjaśnienia ewentualnych niejasności znajdują się w pouczeniu do ZUS-Z3.

Druk zaświadczenia zawiera stosowne tabele do umieszczania poszczególnych składników wynagrodzenia w zależności od okresu, za jaki przysługują – miesięczne (punkt 1), kwartalne (punkt 2), roczne (punkt 3) i inne (punkt 4). W punkcie 5 podaje się informacje na temat umów zlecenia, które zawarte są z pracownikiem. Ważne jest, że podawane kwoty składników powinny być niepomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne – pomniejszeń tych dokonuje ZUS. Wynagrodzenia z tytułu urlopu wypoczynkowego traktuje się na równi z wynagrodzeniem za pracę.

W przypadku wypłacania wynagrodzenia za okresy miesięczne (Informacje o składnikach wynagrodzenia, punkt 1) w tabeli podaje się okres i liczbę dni przepracowanych przez pracownika oraz obowiązujących do przepracowania w każdym miesiącu, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku. Ujmuje się dni robocze, które zgodnie z harmonogramem pracy pracownik przepracował i miał przepracować.

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony od 14 grudnia 2023 r. do 13 grudnia 2024 r., na zwolnieniu lekarskim przebywał od 1 do 9 czerwca. W tabeli 1 wykazane będą miesiące: I, II, III, IV, V 2024 r..

Przykład 2.

Pracownik jest niezdolny do pracy z tytułu choroby w okresie 1–9 maja 2024 r. Wcześniej przebywał na zwolnieniu lekarskim od 1 marca do 7 kwietnia, wykorzystując 33 dni wynagrodzenia chorobowego. W tabeli 1 będzie wykazanych 12 miesięcy poprzedzających marcowo-kwietniowe zwolnienie (czyli od marca 2023 r. do lutego 2024 r. włącznie), ponieważ przerwa między zwolnieniami była krótsza niż 1 miesiąc kalendarzowy.

Wykazywane wynagrodzenie (w stosunku miesięcznym) dzieli się na „podstawę” oraz premie, nagrody i dodatki, mimo że pracownik nie zachowuje prawa do ich otrzymywania w czasie pobierania zasiłku.

Kolumna 9, jeśli nie zachodzą specjalne okoliczności, uzupełniana jest stawką 13,71%.

Jeżeli pracownik przepracował zadeklarowaną lub mniejszą liczbę dni, w kolumnie 6 wpisuje się pełną wartość wynagrodzenia (bez pomniejszeń i odliczeń) w kwocie zapisanej w umowie o pracę lub innym akcie stanowiącym o stosunku pracy. Niezależnie od stosunku dni przepracowanych do zadeklarowanych, wpisana kwota powinna być zgodna ze wskazaną w umowie. Zwiększenie będzie miało miejsce wyłącznie w przypadku wystąpienia urlopu wypoczynkowego.

Jeśli przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia rentowe i emerytalne, należy obliczyć wskaźnik potrąconej pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne, stosując wzór [kwota potrąconej składki x 100][przychód stanowiący podstawę wymiaru składki] zamieszczony również w pouczeniu do pkt 12 zaświadczenia.

Jeżeli pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia pomniejszane proporcjonalnie za czas choroby, należy je wykazać w kolumnie 7 tabeli. Gdy nie przepracował on pełnego miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, składnik taki należy wykazać w druku ZUS Z-3 w kwocie faktycznie wypłaconej (tj. proporcjonalnie pomniejszonej za czas nieobecności, brutto). Zakład Ubezpieczeń Społecznych przed uwzględnieniem go w podstawie wymiaru zasiłku dokona jego uzupełnienia, jeśli w tym miesiącu pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go wymiaru czasu pracy.

Jeżeli przepracowane zostały nadgodziny, przekazane premie itp. – wykazuje się je w kolumnie 8 w kwocie faktycznej (brutto).

W tabelach 2–4 podaje się, oprócz kwartału/roku i kwoty, liczbę dni przepracowanych i zadeklarowanych (zgodnie z umową). Kolumny odpowiedzialne za liczbę dni uzupełnia się tylko wtedy, gdy składniki wynagrodzenia za te okresy pomniejszane są proporcjonalnie. W innych przypadkach kolumny 3-4 pozostawia się puste. W punkcie 5 podaje się informacje na temat zawartych z pracownikiem umów zlecenia i w jakim okresie one występują.

W formularzu Z-3 znajduje się miejsce na wpisanie ewentualnych uwag do druku lub sytuacji pracownika. Na końcu zaświadczenia Z-3 znajduje się oświadczenie o tym, że dane wpisane w formularzu są zgodne z prawdą, co poświadcza osoba wypełniająca formularz swoim podpisem. W tym miejscu warto wpisać numer telefonu, aby w przypadku jakiś dodatkowych pytań pracownik ZUS mógł skontaktować się i wyjaśnić powstałe wątpliwości. Dzięki temu procedura przyznania zasiłku może być krótsza.

Druk Z-3? ZUS chętnie pomoże!

Często, pomimo pouczenia do zaświadczenia i szczegółowych opracowań, pewne okoliczności pozostają niejasne dopóki zainteresowany nie zapozna się z nimi w kontekście sytuacyjnym. Dla takich właśnie potrzeb Zakład Ubezpieczeń Społecznych opracował poradnik „Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa dla osób prowadzących działalność pozarolniczą”. Wszystkie poradniki dostępne na stronie ZUS-u są bezpłatne i nie wymagają rejestracji ani zakładania konta. Warto także pamiętać, że w przypadku wątpliwości podczas wypełniania formularza Z-3 pracownicy ZUS-u pomogą poprawnie wypełnić ten druk.